6 dicas para melhorar a negociação em contratos

A negociação em contratos é uma das etapas do ciclo de vida contratual mais importantes. Ela é crucial para a criação de um documento fiel à vontade e à demanda das partes, o que o possibilita ser bem executado e bem-sucedido.

Este processo parece complicado, mas com as ferramentas e estratégias certas, pode ser a parte mais fácil da gestão contratual.

Por definição, os contratos são colaborativos, a formalização de uma relação que se dá por mútuo acordo.

Em uma empresa, a colaboração interna entre as equipes é o que traduz a necessidade que será atendida com o relacionamento comercial. É, portanto, o que dá segurança e integridade.

Portanto, o gestor deve procurar as formas mais fáceis de gerenciar o ciclo de vida contratual, em especial a parte da negociação em contratos. No artigo de hoje, preparamos 6 dicas para que você não tenha dificuldades nesta etapa. Confira!

#1 Pesquise todas as variáveis

Imagine que você é uma empresa que fornece material de escritório, conhecida no mercado, tem credibilidade e confiança de clientes por entregar tudo no prazo e por comercializar produtos de alta qualidade. Isso, certamente, tem um preço, mas seus clientes reconhecem o alto valor que sua empresa os entrega.

Na negociação em contratos, sua empresa levará todos esses fatores em consideração, mas não só os pontos internos, como, também, os externos. Um cliente de muitos anos, que sempre paga em dia, deve ter algum benefício ou incentivo sobre os inadimplentes ou atrasados.

Certo é que ambas as partes querem garantir que os termos sejam claros e benéficos, e assumem uma quantidade premeditada de risco. Um contrato bem negociado também é a base de um relacionamento forte e duradouro, um bônus adicional para um processo de negociação suave.

Nunca se esqueça da importância das pesquisas preliminares antes de começar a negociação em contratos. Além de considerar os fatores internos e o comportamento da outra parte, entenda o mercado.

Conhecer os regulamentos e as práticas do setor eleva o nível de profissionalismo e dá à empresa mais subsídio para trabalhar no contrato.

Essas variáveis fazem com que o gestor se prepare melhor para negociar, tendo mais informação para lidar com os pedidos e fazer concessões.

#2 Tenha suporte jurídico

O suporte jurídico é fundamental na etapa de negociação em contratos, e deve ocorrer durante todo o ciclo de vida contratual, mas, nesta etapa, possui o importante papel de auxiliar a empresa a não se propor a nada que seja ilegal.

Os contratos devem ser compatíveis com a legislação brasileira e conter todas as informações necessárias para evitar qualquer responsabilidade prejudicial durante a relação.

Esse auxílio qualificado pode aconselhar sobre a elaboração do contrato, fornecendo conhecimentos legais valiosos que ajudarão a criar o melhor documento possível. É ele, também, que ajuda o gestor a entender e identificar quais áreas podem ter sido deixadas de fora de um contrato, ou mesmo informar sobre as discussões de negociação.

Entretanto, nem todas as empresas possuem um departamento jurídico ou recursos para contratar o serviço advocatício. Nestes casos, a alternativa para os gestores é contar com a adoção de modelos confiáveis, que tenham informações atualizadas e embasadas juridicamente.

#3 Preze pela colaboração das equipes internas

O auxílio jurídico não é a única colaboração que um gestor deve ter na negociação em contratos. As equipes de vendas, operações, finanças e outras também devem estar envolvidas. Com várias pessoas pensando nos interesses empresariais e propondo cláusulas aos documentos, a probabilidade de erros ou problemas de conformidade diminui consideravelmente.

Os membros da equipe compartilham dados e chegam no equilíbrio nos casos em que uns possuem mais conhecimento em um assunto do que outros.

No entanto, manter essa colaboração de forma organizada pode ser difícil. É importante se certificar de que existe um sistema informatizado no local para receber comentários e edições, uma plataforma baseada em nuvem, por exemplo. Assim, a versão mais recente será sempre usada, e todas as partes olharão para o mesmo documento para discutir os termos da negociação.

Com todos comentando e colaborando em um só lugar, as edições e as mudanças são instantâneas, facilitando a negociação em contratos e o gerenciamento da versão final.

#4 Comunique-se de forma eficaz e eficiente

Após a colaboração interna, quando todas as equipes trocam ideias para chegar aos reais interesses da empresa, a negociação em contratos começa de forma efetiva. A comunicação é fundamental nesta fase do processo, já que qualquer mudança pode parecer pouco razoável ou mesmo ofensiva, se não for claramente explicada.

Há poucos anos, as mudanças maiores envolviam chamadas telefônicas ou reuniões presenciais, mas, atualmente, nem sempre isso é possível. Felizmente, a tecnologia resolve essa questão: as negociações podem ser centralizadas em plataformas de gerenciamento, de modo que todos vejam e adicionem edições após as discussões.

Assim, a comunicação se torna mais fluida na negociação em contratos. É muito mais fácil explicar um raciocínio por meio de comentários que todos possam acompanhar desde o início, já que as informações não são perdidas. Mais do que isso, todo o registro de cada conversa está em um só lugar, facilitando a atribuição de autoria, o que elimina quaisquer questões ou desentendimentos.

#5 Acompanhe todas as alterações para melhorar a negociação em contratos

Acompanhar as alterações no documento é uma etapa importante da negociação em contratos. Até chegar a uma versão final, que solidifique as conversas entre as partes, é preciso ter controle total sobre as mudanças, quem as criou e quando elas foram feitas.

Até pouco tempo, o acompanhamento das alterações significava baixar um documento, editar com o Word e enviá-lo de volta para a outra parte. Se duas pessoas fizessem mudanças ao mesmo tempo, os documentos precisavam ser reconciliados, o que era trabalhoso e poderia levar a erros.

Atualmente, por meio da nuvem, as partes podem editar o documento ao mesmo tempo, sem ter dúvidas sobre qual versão veio primeiro ou quem foi o autor de algum comentário. A comparação entre versões é muito mais fácil e ajuda na negociação em contratos.

#6 Prepare-se para o não acordo

Ainda que todas as práticas anteriormente citadas sejam propostas para melhorar a negociação, as partes não devem deixar de lado o fato de que todo esse processo pode não resultar em um contrato. Mesmo que tudo tenha sido feito da melhor forma, na hora de analisar as últimas alterações, a empresa pode perceber que as condições contratuais não lhes serão favoráveis.

Antes que ocorra a assinatura do contrato, as negociações podem parar e uma das partes se afastar, nem que seja por motivos externos a esse início de relação. Há casos, em uma recuperação judicial, por exemplo, em que o ideal é interromper as negociações e se afastar de um contrato.

A negociação em contratos é uma etapa crucial para o sucesso da relação. Algumas soluções tecnológicas, como as plataformas de gestão contratual, podem auxiliar durante toda essa fase. Você já conhece alguma confiável?

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About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

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