7 estágios do gerenciamento de contratos

Uma empresa, qualquer que seja seu porte e atividade, deve realizar um bom gerenciamento de contratos. Acordos comerciais e trabalhistas são permeados por este documento, que confere segurança jurídica para as partes e cria relações estratégicas.

Atualmente, essa gestão contratual se tornou uma das atividades de enorme importância na administração dos negócios. Não só porque ela aumenta a produtividade da equipe sem somar o número de funcionários, mas porque contribui para que o gestor tenha o devido cuidado ao manejar inúmeras transações comerciais simultâneas.

Se você não tem uma compreensão abrangente do processo de gerenciamento de contratos, listamos os 7 estágios principais desse ciclo de vida. Confira!

1. Preparação do contrato

Nenhum contrato pode ser elaborado sem cuidado. Por isso, o primeiro estágio do gerenciamento de contratos é a preparação. É nele que são identificadas as necessidades das partes, definidas as metas e objetivos, as expectativas e o risco. Em outras palavras, é a organização com os recursos certos.

Os contratos devem procurar definir e mitigar riscos da relação, pensando no futuro para perceber quaisquer cenários potenciais que possam ocorrer ao longo da vida do documento. Por exemplo, os termos do acordo devem abordar o que acontece se o cliente solicitar recuperação judicial ou vender a empresa, juntamente com quaisquer outras contingências que possam surgir.

No mesmo sentido, a preparação envolve pensar nas formas de garantir que o negócio esteja financeiramente protegido, apesar das variações do mercado. Como manter o equilíbrio financeiro contratual diante das oscilações? Todas essas perguntas devem ser pensadas na hora da preparação para que sejam levantadas no momento de negociar.

Depois desse momento, é hora de começar a elaborar o contrato.

2. Elaboração prévia do documento

O segundo estágio do gerenciamento de contratos é a escrita de um rascunho ou minuta. A elaboração prévia do documento pode ser realizada de algumas formas. Para as empresas que possuem um departamento jurídico ou que têm recursos para contratar o serviço advocatício, é interessante ter o auxílio desses profissionais. O amparo jurídico é sempre uma forma a mais de ter segurança nas transações comerciais.

Entretanto, sabendo que essa não é a realidade de boa parte das empresas brasileiras, a alternativa para os gestores é contar com a adoção de modelos confiáveis. Infelizmente, existem muitos documentos prontos na internet que não têm boa procedência e qualidade. Ao adotar modelos, portanto, o gestor deve escolher um fornecedor sério e confiável, cujos documentos tenham informações atualizadas e embasadas juridicamente.

Lembre-se, por fim, que é preciso prestar atenção na redação das cláusulas. Qualquer ambiguidade pode levar a interpretações não desejadas.

Podemos resumir as etapas 1 e 2 de gerenciamento de contratos como sendo o estágio de pré-contratação, em que são definidos os objetivos, as necessidades e, por fim, os requisitos técnicos do objeto do contrato e seus termos. É uma etapa semelhante à negociação informal. Após essa definição, elabora-se uma minuta (ou rascunho) do contrato.

3. Negociação

Feita a preparação e a elaboração da primeira versão do contrato, as partes entram na fase de negociação. Não importa quanta pesquisa, planejamento e preparação houve anteriormente: o estágio de gerenciamento de contratos que pode mudar tudo é a negociação, que é permanente, e deve começar com transparência e confiança. Antecipar e pesquisar as necessidades da outra parte antes da conversa simplifica o processo e cria uma base sólida para um relacionamento duradouro.

Para empreendedores que não têm tanta expertise nessa fase, contar com o auxílio de negociadores pode ser uma ótima forma de passar por esse estágio com êxito. Algumas plataformas de gestão contratual, além de oferecer modelos prontos confiáveis, têm o serviço de negociação e de outras ações durante o ciclo de vida contratual.

O importante nesta etapa de conversas é que as partes possam visualizar o documento de trabalho para fazer mudanças e colaborar em tempo real. Quando existe essa visibilidade para ambos os lados é mais fácil e prático negociar e chegar a um acordo rapidamente.

4. Aprovação do contrato pelas partes

Depois que as negociações estiverem concluídas e ambas as partes concordarem, o próximo estágio do gerenciamento de contratos é a aprovação. Em empresas maiores, que precisam de aprovação de gerente ou têm procedimentos de auditoria, todos os requisitos de aprovação precisam ser atendidos antes de finalizar o negócio.

Por exemplo, se uma empresa tiver políticas de compras específicas, elas devem ser atendidas antes de obter aprovação para o contrato. Essa etapa é mais facilmente executada em uma plataforma de gerenciamento de contratos, que já configura fluxos de trabalho de aprovação para que quem precisa aprovar o contrato. O responsável recebe uma notificação do sistema e pode visualizar, editar e comentar o contrato em tempo real.

Essas fases de negociação e de aprovação podem ser resumidas na etapa chamada “contratação”. Negociação das cláusulas, alterações, várias minutas do contrato, até atingir o documento final e eles ser aprovado e assinado.

A assinatura merece um destaque especial. Em muitos contratos, as partes estão em locais diversos, e isso não pode ser um impeditivo ou um empecilho para a transação comercial. Atualmente, elas podem fazer uso das assinaturas digitais, que são juridicamente válidas e seguras.

Após essas etapas, vem a fase de pré-execução, que é o momento entre a assinatura e o início da execução. É o planejamento para que o contrato seja colocado em prática.

5. Execução

A execução começa com as práticas necessárias para cumprir os direitos e obrigações. Controle de cronograma, vistoria, medições, pagamentos e outras atividades acontecem nesta etapa de gerenciamento de contratos.

Em um contrato de compra e venda, por exemplo, o vendedor deve separar todos os materiais que são objeto do contrato (e, se necessário, solicitá-los ao seu próprio fornecedor) e entregá-los no modo e prazo corretos.

O comprador, por sua vez, se compromete a pagar pelos materiais na forma contratual, que pode ser com um valor de entrada ou o valor total na entrega (ou qualquer outro modo acordado entre as partes).

Após a execução das obrigações propriamente dita, pode ser que ocorram aditivos contratuais e revisões que mantenham a relação comercial por um tempo. É a etapa de acompanhamento do contrato.

6. Aditivos contratuais e revisões

Os contratos raramente estão estagnados. Revisões e alterações fazem parte do ciclo de vida de um contrato, e tais mudanças devem ser elaboradas e anexadas ao documento original. É muito importante que os aditivos e as revisões sejam escritas e integrem, de fato, o contrato.

Essa etapa de gerenciamento é melhor executada em plataformas, que permite repetir todo o processo anterior de forma eficiente, uma vez que possui as versões, possibilita a assinatura digital e facilita as negociações.

Assim, é fácil prorrogar ou renovar o contrato sempre que for o desejo das partes. Nesta etapa, também pode ocorrer as auditorias regulares, que assegurarão que as obrigações de cada parte sejam cumpridas.

O controle de prazo é fundamental, seja para a prorrogação, a renovação ou o encerramento do contrato.

7. Encerramento também faz parte do gerenciamento de contratos

A última etapa de gerenciamento de contratos é o encerramento. Esses documentos possuem uma vigência que, caso não haja renovação, estabelece o seu fim. Nesta etapa, as partes verificam se todos os acordos previstos inicialmente foram cumpridos.

Não pode haver pendências de direitos e obrigações, e é preciso ter tudo documentado, o que é mais simples quando se tem uma plataforma de gestão contratual que mapeia todas as etapas. Se tudo está certo, a relação contratual se encerra.

A contratação e a formalização de acordos é feita por documentos jurídicos que conferem segurança às partes. O gerenciamento de contratos é essencial para a construção de relações comerciais sólidas e geração de receita.

Por meio de uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, como a Santo Contrato, o gestor simplifica todas as etapas e os processos de gestão contratual. Assim, os riscos desnecessários são evitados e há um aumento da produtividade da empresa.

Clique no botão abaixo e conheça a mais completa plataforma de gestão de contratos e assinatura digital do Brasil.

About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

Deixe seu comentário