Checklist de contratos de empresas de sucesso

Os checklists são boas ferramentas para melhorar processos, conteúdos e atividades. Quando falamos de checklist de contratos, o objetivo é o mesmo: aumentar a eficiência e a conformidade da gestão contratual.

Por meio deles, é possível tomar decisões mais acertadas, trabalhar de forma inteligente e não esquecer algum ponto fundamental do contrato.

Confira, a seguir, os pontos que você não pode esquecer para elaborar ótimos contratos e gerenciá-los em 2018.

[  ] Trace uma estratégia

Não existe um checklist de contratos de sucesso que não tenha como primeiro ponto a estratégia. Qualquer negócio que se preze deve traçar um bom planejamento estratégico para crescer, e isso envolve todos os departamentos de uma empresa – especialmente aquele responsável pela gestão de contratos.

O contrato, por ser a formalização de uma relação (comercial, trabalhista e etc.), está presente no dia a dia do gestor, e, por meio dele, é possível gerar receita e crescer. Em outras palavras, esse é um dos recursos mais bem-sucedidos para uma empresa.

Por este motivo, os contratos devem ser monitorados e gerenciados da forma eficaz, traçando as melhores estratégias.

Uma que vem sendo bastante utilizada é a plataforma de gerenciamento de contratos, que aumenta a conformidade, a eficiência, a capacidade de elaborar relatórios e a visibilidade, agregando mais valor às relações empresariais.

[  ] Defina o processo de comunicação entre os departamentos

Como parte das estratégias relacionadas aos contratos, o empresário deve definir o posicionamento de sua equipe no que diz respeito ao gerenciamento. É um ponto crucial do nosso checklist de contrato, já que é preciso garantir linhas de comunicação abertas para a resolução de problemas.

As empresas que possuem departamentos jurídicos, por exemplo, devem orientá-los a ser um recurso disponível para todas as demais equipes, especialmente na hora da contratação. Da mesma forma, o setor de vendas deve ter um bom relacionamento com os responsáveis pelo estoque.

Somente com uma comunicação afiada é possível ter contratos de sucesso em 2018. Ela permite, por exemplo, que os riscos presentes em uma transação comercial sejam mitigados a partir da análise conjunta da realidade contratual.

É sabido que a mera formalização do acordo não faz com que um contratante cumpra com sua obrigação, mas a comunicação entre as equipes pode reduzir ao máximo esses riscos.

[  ] Digitalize/automatize seus contratos

Seus contratos ainda estão armazenados em um armário de sua empresa? E, caso tenha uma política de segurança, há cópias espalhadas em outros locais?

Essa é uma péssima forma de fazer uma gestão contratual, principalmente considerando que estamos no século XXI, e que as inovações tecnológicas facilitam a rotina.

O terceiro passo do nosso checklist de contratos é fazer uso da tecnologia para armazená-los. Os documentos físicos devem ser transformados em digitais (digitalização), caso não provenham de arquivos digitais ou se estes se perderam.

Todos os arquivos contratuais devem ser armazenados em um local seguro, de preferência em plataformas de gerenciamento de contratos (baseadas em cloud).

[  ] Seja organizado com os documentos

No mesmo sentido da digitalização e da automação contratual, a organização é um dos pontos-chave do checklist de contratos. Considerando que uma empresa possui inúmeras relações comerciais traduzidas nestes documentos, é preciso muita organização para encontrar cada um facilmente, quando necessário.

As inúmeras pastas de computador te confundem? Certamente, você não está fazendo bom uso da tecnologia mais uma vez.

As plataformas de gerenciamento de contratos podem fazer esse trabalho de organização e deixar os documentos disponíveis para o gestor de forma intuitiva, por meio de um sistema de marcação (tags), o que facilita a busca por eles.

[  ] Crie funções e permissões

Se você dá acesso aos contratos a qualquer funcionário da empresa, saiba que está correndo um grande risco de ter surpresas desagradáveis. Ainda que não haja intenção de prejudicar o negócio, um colaborador pode efetuar uma modificação contratual acidentalmente.

Por isso, um dos pontos essenciais do checklist de contratos é criar funções e permissões de usuários. Certas equipes e partes interessadas precisam de mais visibilidade, e criar essas permissões dentro de um sistema confere maior controle sobre o acesso aos documentos.

[  ] Utilize uma linguagem clara e modelos confiáveis

A linguagem difícil utilizada em um contrato pode causar dúvidas e ambiguidades. Apesar de ser um documento jurídico, o contrato não precisa ser recheado de “juridiquês”. Pelo contrário, quanto mais a linguagem for próxima às partes, mais precisão o contrato terá em atender às suas demandas.

Dentro dessa mesma ideia, o gestor deve utilizar modelos contratuais confiáveis, que também é uma forma de melhorar a clareza da linguagem. Há plataformas de gestão que os oferecem de modo qualificado e adequado aos interesses da negociação.

[  ] Faça um bom controle de versões

Entre edições, negociações e cópias sendo enviadas por e-mail ou pela nuvem, é inevitável que haja diversas versões de um único contrato. Encontrar aquela que foi aprovada mais recente pode ser uma tarefa difícil se não houver um bom gerenciamento de contratos que mantenha todos os documentos, revisões e comentários em um só lugar e em tempo real.

Uma vez que as versões estão sob controle, as mudanças ainda precisam ser meticulosamente gravadas, o que também ocorre por meio desse sistema de gestão contratual, garantindo a visibilidade de cada contrato.

[  ] Defina o fluxo de trabalho

É crucial garantir que os responsáveis pelas aprovações dos contratos sejam comunicados na hora correta sobre suas tarefas.

Nas empresas, é muito comum vermos um departamento responsável pela fase de elaboração contratual (identificação das necessidades e objetivos), outro pela aprovação e mais um pela execução.

Isso significa que existe um fluxo de trabalho para o gerenciamento de contratos. Configurá-los corretamente é o que garante que os responsáveis por cada etapa saibam o que fazer na hora certa.

Assim, não surgem problemas de última hora e um contrato pode passar para a assinatura em um processo mais rápido.

Resumo deste checklist de contratos: Gestão!

Poderíamos resumir todos esses pontos do checklist de contratos em apenas uma palavra: gerenciamento.

O gerenciamento de contratos está no centro de um negócio bem-sucedido. Suas etapas de análise, elaboração de minutas, negociação, pré-execução, execução, acompanhamento e encerramento se desdobram em pequenas atitudes que acabaram de ser mostradas.

Elas dizem respeito às práticas essenciais que fazem parte das fases de gerenciamento contratual, e abrangem desde as estratégias até a assinatura. Obviamente, tudo pode ser mais simples se o gestor utilizar uma plataforma para realizar esse gerenciamento.

Compreendeu o papel do checklist de contratos no sucesso da sua empresa? Ele possui práticas importantes de um bom gerenciamento de contratos, que são adotadas intuitivamente pelas plataformas de gestão contratual!

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About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

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