Por que adotar a gestão de contratos no setor de compras?

A gestão de contratos no setor de compras tem uma importância estratégica para a empresa. Ela possibilita ter controle sobre todo esse processo, o que agiliza as atividades empresariais e aumenta a produtividade do gestor. No Brasil, os executivos no topo da hierarquia empresarial têm poder de decisão à frente do setor de compras.

Por isso, aliar os contratos a ele é fundamental para reduzir os custos, otimizar as compras, tomar decisões estratégicas e ter maior segurança jurídica. Veja, a seguir, esses motivos para adotar a gestão de contratos no setor de compras de forma mais detalhada.

Redução de custos

A gestão de contratos facilita e alinha o controle e monitoramento das compras. Dessa forma, é possível ver a validade da relação entre comprador e fornecedor, e a necessidade de renovação com ele ou de procura de outro. Mas como essa gestão de contratos no setor de compras pode reduzir os custos?

Pense, por exemplo, que o gasto do setor de compras de uma empresa atinja 40% de suas receitas. É uma quantia considerável e determinante. Se pensarmos que os contratos formalizam as relações contratuais que demandam esses valores, conseguimos concluir claramente que qualquer erro neles pode ocasionar grande perda no volume total.

Por outro lado, uma boa gestão de contratos no setor de compras, que passe pela elaboração do contrato e negociação prévia, pode ocasionar uma economia relevante.

Além disso, toda empresa realiza um planejamento financeiro, projetando receitas e despesas. Somente com um bom gerenciamento de contratos é possível ter precisão sobre as finanças empresariais. Em geral, basta um bom plano financeiro para reduzir custos.

Entretanto, a gestão de contratos pode ir além para negociar novas cláusulas e condições comerciais que geram economia.

Otimização das compras

Quais são os prazos de entrega e os preços das mercadorias? Como efetuar um bom controle de suprimentos, não deixando o estoque em falta? Por meio da gestão de contratos no setor de compras, cada documento possui as informações necessárias para otimizar as atividades.

Existem, inclusive, ferramentas para facilitar essas tarefas. No mesmo sentido, a automatização da gestão de contratos pode alinhar melhor as relações comerciais, isso porque permite a proatividade do setor de compras em relação às renovações e aos reajustes.

Decisões estratégicas com a gestão de contratos no setor de compras

A boa gestão de contratos permite que o gestor tenha controle sobre o ciclo de vida desses documentos, desde a negociação até o encerramento. Especialmente no setor de compras, as relações com os fornecedores perduram no tempo, podem gerar custos periodicamente, demandam renovações ou aditivos. Em suma, são muitos dados para ter controle.

O controle sobre as informações empresariais confere grande vantagem competitiva para uma empresa, uma vez que, a partir dele, é possível tomar decisões estratégicas para o crescimento de seu negócio. Por isso, a gestão de contratos no setor de compras é uma forma de priorizar o gerenciamento estratégico da aquisição de bens ou serviços.

A visibilidade dos dados, inclusive, é uma ótima forma de garantir a conformidade legal e a transparência. Essas duas qualidades são extremamente relevantes para uma empresa, já que é a forma como ela é vista no mercado. Quanto mais organizada a gestão de contratos, maior a visibilidade dos dados e o valor agregado à marca.

Cláusulas adequadas à relação comercial

Muitos empreendimentos utilizam modelos de contratos comerciais. Não há problema algum nisso, mas é preciso verificar a procedência dos documentos para que a qualidade da formalização não seja comprometida – e a elaboração do contrato (ou adequação do modelo) é uma etapa essencial da gestão, que influencia diretamente no setor de compras.

Você já ouviu falar de alguma empresa que fez aquisições ou estabeleceu parcerias com fornecedores aquém de sua necessidade? Isso compromete a sustentabilidade econômica do negócio e acontece, comumente, na hora de fazer o contrato.

É preciso ter atenção às cláusulas para que a prestação de um serviço ou a venda de um produto não onere os caixas da empresa. Uma boa forma de garantir isso é o detalhamento das condições, para não dar margem a interpretações errôneas.

Quer um exemplo prático? Sua empresa precisa reformar o piso do escritório. A contratação de uma empresa terceirizada de reforma deve ser bem detalhada no contrato, com cláusulas adequadas à relação comercial. Como a multa será aplicada? Haverá pagamento de bônus caso se atinja um bom nível de rapidez e qualidade? Tudo isso deve estar discriminado.

Por este motivo, a gestão de contratos no setor de compras é tão fundamental. Ela estabelece parâmetros, minimiza a possibilidade de erros (e calotes), e adéqua a transação comercial à necessidade da empresa.

Maior segurança jurídica

O setor de compras deve se preocupar com a segurança jurídica com a qual realiza suas transações. O contrato escrito é a ferramenta ideal para isso, porque além de estipular direitos e obrigações para as partes, ele os documenta com dados que vinculam os negociantes.

A gestão de contratos no setor de compras também confere maior segurança jurídica para a empresa, porque protege eventuais informações sigilosas constantes nos documentos. Algumas relações pressupõem o compartilhamento de dados sigilosos, e o contrato pode prever cláusulas que garantam que eles permaneçam sem divulgação. A segurança da informação é uma das vertentes importantes da segurança jurídica de um negócio.

Por fim, somente com a gestão de contratos, de preferência automatizada, é possível centralizar os dados em um único local. O banco de dados se torna uma fonte de consulta confiável, com a qual não há manipulação ou perda das informações. Isso evita que o gestor precise buscar difusa e continuamente o valor, a data ou outros dados do contrato.

Da mesma forma, o banco de dados reúne todas as informações necessárias em caso de litígio, o que aumenta a segurança jurídica em torno da relação contratual.

Se você ainda não adota a gestão de contratos no setor de compras, está deixando de usufruir de benefícios que podem ser muito vantajosos para seu negócio. Redução de custos, otimização das compras, decisões estratégicas e bem fundamentadas, cláusulas adequadas à relação comercial e segurança jurídica é o que toda empresa procura para si.

Ainda com dúvidas se deve adotar a gestão de contratos nesse setor?

Então você merece conhecer a Santo Contrato, uma ferramenta online que auxilia sua empresa na elaboração de contratos do início ao fim (inclusive assinatura digital). Clique no botão abaixo e conheça!

About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

Deixe seu comentário